Text copied to clipboard!
Titre
Text copied to clipboard!Secrétaire de département
Description
Text copied to clipboard!
Nous recherchons un Secrétaire de département organisé, rigoureux et doté d’un excellent sens du service pour assurer le bon fonctionnement administratif quotidien d’un service ou d’une unité. Ce poste joue un rôle central dans la coordination des activités, la gestion des communications internes et externes, ainsi que le suivi des dossiers administratifs. Le Secrétaire de département est souvent le premier point de contact pour les collaborateurs, les partenaires, les fournisseurs ou le public, et contribue directement à l’image professionnelle et à l’efficacité du département.
Dans ce rôle, vous serez chargé de planifier et de coordonner les agendas, d’organiser les réunions, de préparer les documents nécessaires aux activités du service et de veiller à la circulation fluide de l’information. Vous participerez également à la rédaction de courriers, comptes rendus, notes de service et autres documents administratifs, tout en garantissant leur exactitude, leur confidentialité et leur conformité aux procédures internes. Une attention particulière aux détails est essentielle, car vous serez amené à classer, archiver et mettre à jour des dossiers importants, qu’ils soient physiques ou numériques.
Le Secrétaire de département travaille en étroite collaboration avec les responsables, les équipes opérationnelles et parfois d’autres départements afin de faciliter la coordination des projets et des priorités. Il ou elle peut aussi intervenir dans le suivi budgétaire de base, la gestion des commandes de fournitures, le traitement des factures ou la préparation de tableaux de suivi. La capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter les délais et à s’adapter à des demandes variées est donc indispensable.
Nous recherchons une personne capable de faire preuve de discrétion, de professionnalisme et d’autonomie, tout en maintenant une communication claire et courtoise avec l’ensemble des interlocuteurs. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, des compétences rédactionnelles solides et un sens développé de l’organisation sont nécessaires pour réussir dans cette fonction. Une expérience préalable dans un environnement administratif, institutionnel, éducatif, médical ou d’entreprise sera particulièrement appréciée.
Ce poste convient à une personne qui aime structurer l’information, soutenir les équipes et contribuer concrètement à l’efficacité collective. En rejoignant notre organisation, vous occuperez une fonction essentielle au sein du département, avec l’opportunité de participer à l’amélioration continue des processus administratifs et à la qualité du service rendu. Si vous appréciez les environnements dynamiques, les responsabilités variées et le travail de coordination, ce poste de Secrétaire de département représente une excellente opportunité de développement professionnel.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer l’agenda du responsable ou de l’équipe du département
- Organiser les réunions, convocations et réservations de salles
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs
- Assurer l’accueil téléphonique et l’orientation des interlocuteurs
- Classer, archiver et mettre à jour les dossiers du département
- Suivre le courrier entrant et sortant ainsi que les courriels
- Coordonner la circulation des informations entre les équipes
- Préparer les comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Gérer les commandes de fournitures et le suivi administratif associé
- Veiller au respect des procédures internes et à la confidentialité des données
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en secrétariat, administration ou domaine connexe
- Expérience préalable dans un poste administratif similaire
- Excellente maîtrise des outils bureautiques courants
- Très bonnes capacités d’organisation et de gestion des priorités
- Compétences rédactionnelles et orthographiques solides en français
- Aptitude à communiquer avec professionnalisme et courtoisie
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Sens de la discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Rigueur, fiabilité et souci du détail
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle expérience avez-vous dans un poste de secrétariat ou d’assistanat administratif ?
- Comment organisez-vous vos priorités lorsque plusieurs demandes urgentes arrivent en même temps ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous le mieux dans votre travail quotidien ?
- Avez-vous déjà rédigé des comptes rendus ou des documents officiels ?
- Comment garantissez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Pouvez-vous décrire une situation où vous avez amélioré un processus administratif ?
- Êtes-vous à l’aise avec la coordination de réunions et la gestion d’agendas complexes ?
- Comment gérez-vous les échanges avec des interlocuteurs internes et externes exigeants ?
